Die Einführung der digitalen Bauakte im Handwerksbetrieb

Als Geschäftsführer einer zehn Mann starken Dachdeckerei bei Freising ist Andreas Mertl bisher eine One-Man-Show im Büro. Doch die Einführung digitaler Tools haben ihm und seinen Mitarbeitern das Leben enorm erleichtert. Mit DATEV Unternehmen Online führt er das Belegmanagement digital und annähernd komplett automatisiert durch. Auch die Bauakte hat er digitalisiert: Heute arbeitet er statt mit Papier mit Tablet, Smartphone und MemoMeister als digitale Bauakte. Wie er es geschafft hat die Mitarbeiter dabei mitzunehmen? -  Hier sein Erfahrungsbericht.

Das Dachdecker-Leben vor der Digitalisierung

Im Gespräch mit Achim blickt Andreas Mertl in die Zeit von Mertl-Bedachungen vor digitalen Tools wie Unternehmen Online oder MemoMeister zurück: “Die Unterlagen zum Projekt liegen im Bus, zu Hause, im Büro oder sind ganz verschwunden.”. Nicht aktualisierte Mappen machten die Weitergabe von Projekt-Infos an andere beteiligte Mitarbeiter schwierig. Dabei ist es wichtig Unterlagen wie Fotos, LVs oder Absprachen auf dem aktuellen Stand zu halten und an dem Ort, zu dem Zeitpunkt zur Verfügung zu haben, an dem sie benötigt werden. 

Mit strukturierten Prozessen konnten die Probleme bereits eingedämmt werden: Mitarbeiter wurden angehalten neueste Dokumente ausgedruckt mitzunehmen, feste Ablageorte im Fahrzeug wurden definiert, Ablagereihenfolge nach Aktualität, usw. Noch größeres Potenzial diese Probleme zu verhindern bieten digitale Tools. Das erkannte auch Andreas früh. 

Von Papier- zu digitaler Baumappe. Was war der Auslöser?

Neben dem Belegmanagement und der Nutzung von Tablets ist auch die Baudokumentation bei Mertl-Bedachungen heute digital. Ausschlaggebend für die Entscheidung für MemoMeister war das Verhältnis zwischen dem Nutzen des Tools und dem Aufwand, seine Mitarbeiter in die neue Technik einzuführen, sagt Andreas: „Es sollte smarter und einfacher sein. So, dass man daran nicht noch einmal herumtüfteln muss.“ Einfache Ordnerstruktur in damals verfügbaren Cloud-Lösungen, wie bspw. Dropbox, waren ihm nicht ausreichend.

„Ziel war es, auf dem Handy oder Tablet, schön, schnell und übersichtlich Formulare einsehen zu können.“

Für ihn bringen besonders die Suchfunktion und die PDF-Vorschau Übersicht und Zeitersparnis. Baumappen sind heute einfach, zu jeder Zeit in der App zu finden, up-to-date und für jeden Mitarbeiter von überall bearbeitbar und einsehbar. “Die App hat die Zusammenarbeit vereinfacht und beschleunigt, besonders für die Mitarbeiter unterwegs.” 

„Die Truppe mitnehmen, sonst funktioniert es nicht“

Die Einführung von MemoMeister bei Mertl-Bedachungen ist ein Paradebeispiel für mitarbeiterorientierten digitalen Wandel. Andreas Mitarbeiter haben die Wahl, das Tool freiwillig zu nutzen. Dazu nimmt er den Aufwand in Kauf Papier- und digitale Baumappen parallel zu führen. Mit Mitarbeiterbefragungen fängt er die Stimmung seiner Mitarbeiter zu der App ein. Mit Erfolg: Heute hat sein gesamtes Team die Vorteile der App selbst erkannt und zu digital gewechselt. Alle Infos finden sich nun an einem Ort. Baumappen-Suche und fehlende Infos gehören der Vergangenheit an.