20. Oktober 2022

Mit Outlook wichtige E-Mails für alle im Team zur Verfügung stellen.

Für Firefox benötigt ihr ein Plugin und die gute Nachricht: dieses ist kostenlos und weiter unten verlinkt.

Informationen aus E-Mails - direkt ablegen und gemeinsam nutzen

Viele Betriebe haben eine E-Mail-Adresse wie info@betrieb.de, buero@betrieb.de eingerichtet. Kunden schicken an diese E-Mail-Adresse wichtige Informationen zu ihrem Bauprojekt. Diese Mail wird dann oftmals nur von einem einzelnen Mitarbeiter gesehen. Bilder, Fotos, aktualisierte Pläne, oder  gar eine Reklamation können Bestandteil der E-Mail des Kunden sein.

Das Problem: die E-Mails der Kunden sind wertvoll und wichtige Informationen zum Projekt dürfen nicht verloren gehen.

Diese Nachrichten von den Kunden werden im Normalfall strukturiert abgelegt oder bleiben im Posteingang "hängen". Es liegt an dem einen Mitarbeiter der die E-Mail liest, die Information geordnet weiterzuleiten, in das Projekt einzubeziehen und dem Projektteam zur Verfügung zu stellen. Hier kommt das Tool MemoMeister ins Spiel, mit dem die Informationen nicht nur strukturiert abgelegt, sondern gleichzeitig dem ganzen Team (ohne Mehraufwand) zur Verfügung gestellt werden. Den Textteil einer E-Mail wandelt MemoMeister automatisch in eine PDF um.

Outlook Drag and Drop!

Damit die Zuordnung und Ablage der Informationen aus E-Mails noch einfacher geht, gibt es bei uns die Möglichkeit ein PLUGIN für Outlook (wird nur noch bei Nutzung des Firefox Browsers benötigt und kann unter folgendem Link heruntergeladen werden: Firefox Plugin (kostenlos) für Drag and Drop Outlook) zu verwenden. Damit kann man eine E-Mail mit Anhang und ohne Aufwand in MemoMeister ablegen.

Wie einfach das Drag and Drop funktioniert kannst du einfach ausprobieren.

Änderung des Planes für die Küche: Die Bauherrschaft war nochmals im Küchenstudio und teilt dem Handwerker nun mit, dass sich der Plan leicht geändert hat. Die E-Mail wird nachhaltig sicher und projektbezogen verwahrt und steht den Mitarbeitern inklusive der Anhänge direkt (auch unterwegs) zur Verfügung.

Probier es doch selbst mal aus!

Falls du weitere Fragen hast, kannst du gerne auch Kontakt mit uns aufnehmen.


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