21. September 2020

Die Dokumentation von Bauleistungen

Ein Gastbeitrag von Alexander Weiße - Gründer von Bulletproof-Systems zur kugelsicheren Rechnung

Führen von Nachweisen - Warum Rechnungen nicht vollständig bezahlt werden

Du stellst deine Rechnung, wartest geduldig auf die Zahlung und nach 21 Tagen bekommst du die Überraschung. Ein erheblicher Teil deiner Rechnung wurde nicht anerkannt und drastisch nach unten korrigiert. Die erste Reaktion ist meist, dass der Auftraggeber nicht zahlen will.

Doch Achtung! Dem ist oft nicht so.

Auftraggeber zahlen immer, aber nur den Rechnungsbetrag, der für sie nachvollziehbar und verständlich ist.

Anpepasste Rechnung durch Auftraggeber

Als Auftragnehmer und Rechnungssteller bist du als Unternehmer immer in der Nachweispflicht. Mit einer lückenlosen Dokumentation deiner ausgeführten Leistungen, erbringst du den so wichtigen Nachweis dafür und erfüllst deine Pflicht. Nahezu täglich werden Ist-Situationen auf dem Bauvorhaben vor Ort eruiert, festgelegt, koordiniert und anschließend ausgeführt. Jede erbrachte Leistung, muss im Umkehrschluss ebenso abgerechnet und bezahlt werden. Gerade bei langfristigen Projekten, kommt es immer häufiger vor, dass Bauleiter und ganze Architekturbüros das Bauvorhaben nicht mehr bis zum Schluss begleiten. Gibt es keinen entsprechenden Nachweis über Anweisungen, Absprachen und Einigungen außerhalb von Baubesprechung und Besprechungsprotokoll mit der entsprechenden Unterschrift, sind zusätzlich festgelegte Leistungen für den Auftraggeber nicht mehr nachvollziehbar und werden bei der Rechnungsprüfung einfach heraus gestrichen und somit nicht vergütet.

Ressourcen, die versteckt in deinem Unternehmen liegen

Jeder hat das gleiche Kontingent an Zeit zur Verfügung. Wie effizient es eingesetzt wird, macht den Unterschied zwischen „gewinnen“ und „nicht verlieren wollen“. Gewinner sichern sich von vornherein ab. Während sich die einen noch mit Vorbehaltserklärungen und Widerspruchsbegründungen beschäftigen, sparen sich die Gewinner nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern machen bereits die nächsten Umsätze. Nach einer aktuellen Umfrage (2020)*, halten bereits 54% der 502 teilnehmenden Handwerksunternehmen, die Digitalisierung nicht nur für wichtig und sinnvoll, sondern für existenzsichernd. Sie haben die immensen Vorteile der Sicherung des faktenbasierten Wissens und des cloudbasierten Transfers erkannt.

Drei Vorteile durch lückenlose Dokumentation

  • Alle am Projekt beteiligten Personen haben trotz häufiger Änderungen durch einen klaren digitalisierten Prozess innerhalb des Bauablaufs, immer den gleichen Wissenstand.
  • Rechnungen sind ohne nachträgliche Erklärungen einfach prüfbar und werden pünktlich und vollständig bezahlt, um zukunftsorientiert und langfristig auf dem Markt bestehen zu können.
  • Du führst den langfristigen Nachweis über alle getätigten Absprachen und Einigungen mit dem Kunden wie zusätzliche, geänderte und verdeckte Leistungen, um auch die Schlussrechnung problemlos bezahlt zu bekommen.

„Die Zusammenarbeit mit Alexander hat mir nicht nur gezeigt, wie vollständig meine Dokumentation sein muss, sondern auch, wann ich welchen Nachweis bringen muss.“

Marius Mariean von M&R Trockenbau GbR aus Leverkusen

Unternehmenserfolg durch digitale Kommunikationsstruktur

In meiner Tätigkeit bin ich seit vielen Jahren in Unternehmen und Bauvorhaben im deutschsprachigen Raum unterwegs. Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der langjährigen Erfahrung als Abrechnungs-Coach, ist gleichzeitig einer der entscheidendsten Engpässe der gesamten Baubranche.

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Bauleistung lückenlos dokumentiert


Die unternehmensinterne sowie externe Kommunikation

Sie ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor und entscheidet über den reibungslosen Verlauf eines Projekts oder ob es mit sehr viel Zeitverlust verbunden mit Mehrkosten, zum Erfolg geführt werden muss. Fehlende Strukturen, wie Zuständigkeiten und Zweckbindung der Dokumentation, führen schnell zu Missverständnissen. Die Kommunikation in Unternehmen läuft oft selbstverständlich, da sie eine Basiskompetenz des Menschen ist. Durch klare interne Kommunikationsstrukturen sowie entsprechende Mitarbeiterqualifikationen gelingen neu implementierte Techniken und Methoden nachhaltig und stabil. Sie werden so vom Personal schnell als gewinnbringend wahrgenommen und deshalb akzeptiert und vor allem erfolgreich umgesetzt. Die Sicherheit, dass es bereits klappt, wird dir hier in jedem Fall gegeben.

Beherrsche die Informationsflut

Nahezu täglich werden wichtige und erfolgsrelevante Informationen vom Büro zu Vorarbeitern und Monteuren auf der Baustelle geschickt. Nach der Verwertung und Umsetzung der Informationen, werden sie mit neuen Erkenntnissen und Inhalten wieder von dort aus ins Büro zurückgespielt. Das digitale Fixieren von Situationen, genau an dem Ort, zu der Zeit, wo sie entstehen, bietet die nötige Transparenz, um Leistungen, Absprachen und Änderungswünsche auch noch nach Monaten sicher belegen zu können.

Besonders bei der Sanierung von Bestandsgebäuden sind sehr viele Leistungen vorab nicht erkennbar. Entscheidungen werden vor Ort getroffen und Abweichungen von der ursprünglichen Planung bleiben erfahrungsgemäß nicht aus. So können Aufmaße nicht wie üblich, aus digitalen Plänen entnommen werden. Die Mengen sind vor Ort zu prüfen, zu ermitteln und sauber zu dokumentieren.

Bei der Sanierung des Landratsamts Moers war ein Unternehmen, welches ich über die Bauzeit begleiten durfte, mit umfangreichen Leistungen beauftragt. Durch die enge Kommunikation mit dem Auftraggeber und die klare Dokumentation der besprochenen Leistungen, wurden die Rechnungsbeträge immer pünktlich ausgezahlt.

„Eine so detaillierte Dokumentation in dieser Form hat mir die Rechnungsprüfung stark vereinfacht. Trotz umfangreicher Änderungen waren alle Leistungen nachvollziehbar und ich konnte die Rechnungsbeträge immer pünktlich zur Zahlung freigeben.“

Stadtbau Moers GmbH

Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens

Sie entscheidet darüber, ob ein Projekt reibungslos verläuft oder nur mit sehr viel Energieaufwand zum Erfolg geführt wird.

Die Kommunikation in Unternehmen läuft oft selbstverständlich, da sie eine Basiskompetenz des Menschen ist. Fehlende Strukturen, wie Zweckbindung und Zuständigkeiten führen schnell zu  Missverständnissen. Durch klare Strukturen gelingen neu eingeführte Techniken und Methoden und werden schnell als gewinnbringend wahrgenommen und somit vom Personal akzeptiert und umgesetzt.

Zweckgebundene Kommunikationsstruktur für Informationen

Wie und auf welchem Weg erfolgt konkret das Senden und Empfangen von Informationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Wo werden sie gesammelt, sortiert und Abgelegt. Wem werden sie zu welchem Zweck zur Verfügung gestellt. Gibt es projektbezogene Ordnerstrukturen und wenn ja, wer ist zugriffsberechtigt. Wer ist für die Aktualisierung der Daten verantwortlich. Zur erfolgreichen Beantwortung dieser Fragen, ist eine Sache besonders zu berücksichtigen.

Alexander Weiße: Experte beim Thema Rechnungen auf dem Bau
Alexander Weiße: Experte beim Thema Rechnungen auf dem Bau

Sender und Empfänger haben eine unterschiedliche Auffassung von Wichtigkeiten, da sie in verschiedenen Aufgabengebieten tätig sind und ihre Welt durch zwei verschiedene Brillen betrachten. Dass für den Kalkulator für die Abrechnung oder Nachtragsgestaltung der Zeit- und Materialverbrauch von großer Bedeutung ist, ist für den Monteur nicht offensichtlich. Umgekehrt verhält es sich ebenso. Der Monteur benötigt wiederum Details zum LV und dem Beauftragungsstand eventueller Nachträge, um diese ausführen zu dürfen. So macht es großen Sinn, dass Sender und Empfänger die zu erfassenden Leistungen zweckbasiert besprechen und dann gemeinsame Aufgaben und Ziele definieren.

In folgendem Podcast von „WirliebenHandwerk.digital“ von und mit Sebastian Bourne werden in der 3. Episode „Sprache - jeder spricht eine andere“ speziell zu diesem Thema viele Fragen beantwortet.

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So gelingt gut strukturiert und mit der Gewissheit auf Vollständigkeit, jede projektbezogene Dokumentation deiner Bauleistungen. Herausforderungen werden zeitsparend gemeistert und schlussendlich Rechnungen vollständig und pünktlich bezahlt.

Wenn die digitale Dokumentation von Bauleistungen lebendig angewandt wird, ist sie für dein Unternehmen eines der mächtigsten Instrumente.

Ich wünsche maximale Ergebnisse.
Euer Alexander Weiße

Quellenangabe: