Keine Zeit? Mädchen für alles?

Keine Zeit? Mädchen für alles? - So können Handwerker Chefs besser priorisieren

Insbesondere im Handwerk geht die Unternehmensplanung im Tagesgeschäft oftmals vollkommen unter. Denn die meisten Handwerkwerksbetriebe sind überlastet und ihre Chefs hetzen tagtäglich zwischen Betrieb, Baustelle und Kundenterminen hin und her. Fällt zusätzlich ein Mitarbeiter aus oder ruft ein Kunde wegen eines Notfalls an, ist zudem die eh knapp bemessene Tagesplanung hinfällig und es sind nur noch Brände zu löschen. Genau an diesem Punkt geraten viele Chefs ins sprichwörtliche Hamsterrad. Die Aufgaben werden nur noch in die Zukunft verlagert und türmen sich immer weiter auf.

Aufgaben priorisieren

In dieser Situation hilft zunächst einmal das Priorisieren der Aufgaben. Was muss jetzt auf jeden Fall klappen und erledigt werden? Und damit das Geld auch weiterhin fließt, müssen zudem die nächsten Projekte geplant und angeschoben werden. Dies erfordert eine gute Projektplanung, die klare Strukturen und Informationen, einen klaren zeitlichen Ablauf liefert. Viele Fragen können dann schon über den Projektplan gelöst werden. Am nachhaltigsten gelingt dies mit digitalen Lösungen für die Projektplanung und Baudokumentation, die für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Das spart Zeit, insbesondere auch später bei der Dokumentation.

Denn bei nahezu jedem Bauprojekt hat der Kunde Zusatzwünsche, die als Mehraufwand deklariert werden müssen. Eine strukturierte Projektplanung und -dokumentation schützt vor späteren Regressansprüchen und davor, dass die letzte Rate wegen Unklarheiten zurückgehalten wird. Da genügt ein gemeinsamer Blick in die Dokumentation und man erspart sich langwierige Diskussionen.

Aber letztendlich sind auch das erst einmal nur kurzfristige Lösungen. Um wirklich langfristig aus dem Hamsterrad herauszukommen, müssen Chefs von Handwerksbetrieben zu echten Managern ihres Unternehmens werden. Das heißt, sie müssen langfristige Ziele formulieren und sich konkret fragen „Welches Ziel verfolge ich?“, „Wo möchte ich hin und wie?“ und „Wann kann ich das schaffen?“. Und eben dieser Schritt zurück aus dem Tagesgeschäft fällt vielen Handwerker schwer, insbesondere wenn dieses vollgestopft ist von lauter unerwarteten Problemen.

Grüne Zone: Vom „Mädchen für alles“ zum "Selbst-Manager"

Tobias Lauff unterstützt als Unternehmensberater seit 2014 vor allem Unternehmer im Handwerk dabei, ihre größten Herausforderungen zu meistern. Und anders als die meisten Handwerker jetzt vielleicht vermuten würden, sieht der Experte die größte Herausforderung für Handwerksunternehmen nicht im Fachkräftemangel oder in der Ressourcenknappheit, sondern in der Unternehmensplanung – und ganz konkret auch im Zeitmanagement und in der Priorisierung.

Genau hier kommt das Zeitmanagement als Werkzeug für die Unternehmensplanung ins Spiel. Um auch langfristig Zeit freizuräumen und Herausforderungen zu lösen, empfiehlt Tobias Lauff die Etablierung eines Raums für Zielsetzung und Planung. Er bezeichnet diesen als grüne Zone, in der der Chef quasi einen Termin mit seinem wichtigsten Kunden hat: seinem eigenen Unternehmen. Er schafft sich ein Zeitfenster, in dem alles auf das eigene Unternehmen ausgerichtet ist, in das keine Termine gelegt werden und keine Telefonate durchgestellt werden, um wichtige Fragen wie „Wo ist gerade ganz konkret ein Engpass im Unternehmen? Beim Material, bei den Mitarbeitern, im Tagesablauf, in der Organisation?“ zu klären.

In dieser grünen Zone geht es darum, aus dem Tagesgeschäft herauszutreten und Probleme systematisch zu denken. Sie zu einer Herausforderung zu machen, diese anzunehmen und zu lösen. Das funktioniert wie bei einem Problem auf der Baustelle. Da geht man auch hin, schaut es sich aus allen Perspektiven an und sucht nach Lösungsmöglichkeiten Denn: Geht nicht, geht einfach nicht. In der grünen Zone ist das ganz ähnlich. Nur werden hier Lösungen gesucht, die dem Unternehmen im Ganzen weiterhelfen, sodass es zukünftig weniger oder gar nicht mehr unter diesem Problem zu leiden hat.

Laut Lauff ist der Weg dabei immer recht ähnlich. Zu Beginn muss diese grüne Zone zumeist irgendwie „reingequetscht“ werden. Aber es lohnt sich. Denn mit dem Lösen der ersten Herausforderungen machen sich bereits nach wenigen Wochen die ersten Benefits bemerkbar. Alles läuft strukturierter, wodurch vor allem mehr Zeit gewonnen wird. Und mehr Zeit bedeutet mehr Aufträge und damit mehr Geld. Aber eben auch mehr Herausforderungen. Um auch diese anzugehen, sollte die gewonnene Zeit in die grüne Zone reinvestiert werden. Vielen wird schnell klar, dass die Zeit in der grünen Zone ihr Unternehmen sehr viel mehr weiterbringt, als wenn sie sich um alles selbst kümmern. Dann wird beispielsweise für die Buchhaltung eine neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter eingestellt, um mehr Zeit für die grüne Zone zu gewinnen. Denn mit jeder zusätzlichen Stunde in der grünen Zone öffnet sich die Spirale nach oben immer mehr.

Tipps für Chefzeit („grüne Zone)

1. Lege deine grüne Zone in die leistungsfähigste Zeit (in aller Regel zwischen 9 und 12 Uhr).
2. Fange ruhig mit kleineren oder den dringendsten Problemen an wie beispielweise der Digitalisierung von Dokumentation und Büroorganisation, um schnell Nutzen zu generieren und Zeit zu gewinnen.
3. Reinvestiere die gewonnene Zeit in deine grüne Zone und delegiere für zusätzlichen Zeitgewinn Aufgaben an (neue) Mitarbeiter.