1. Februar 2021

Papierlos im Handwerk

Von eigener, chaotischer Zettelwirtschaft zur digitalen Ordnung im gesamten Betrieb

Handwerk geht besser papierlos, ganz einfach. Warum das so ist und wie ein Unternehmer dazu kam, darüber berichtet Hauke Weis, Geschäftsführer der Kältetechnikfirma Strunck-Weis Technik GmbH & Co. KG. Er hat die Notizzettel-Wirtschaft und zahlreiche ToDo-Listen in Papierform aus seinem eigenen, persönlichen Alltag verbannt.

Das Resultat: Mehr Ordnung für sich, wichtige Infos sind schneller auffindbar und es gibt weniger Papierverbrauch. Warum nicht weiterdenken und die Erfolge, die er für sich entdeckt hat, auf den gesamten Betrieb übertragen? Im Gespräch mit Achim von MemoMeister berichtet ein digitaler Vorreiter, wie er zu dieser Überzeugung kam, welche Mittel ihm dabei helfen und was es ihm persönlich sowie seinem Betrieb gebracht hat.

Kundeninfos händisch notieren, ablegen und immer parat haben - nur noch digital!

Wie alles anfing: “Nach meinem Berufseinstieg war es bei mir eine riesige Ansammlung an ToDo-Listen und Schmierzetteln. Mit steigender Verantwortung wurden es immer mehr und wichtigere Infos. Da war es notwendig, dass ich diese wiederfinde, auch nach längerer Zeit - auch nach Jahren.“

Gut strukturierte Notizen über Kunden und Kundengespräche sind in jedem Unternehmen, also auch im Handwerk, zentral. Wer belastbare Aussagen treffen will, muss Informationen immer parat haben. Ob zur Nachverfolgung von Kundengesprächen oder zur Vorbereitung von Verhandlungen. Vorhandene Lösungen wie Kalender, Notizbücher, Ordner oder auch digitales Notieren per Tastatur lösten das Problem einer einfachen, eleganten und zentralen Ablage nicht.

„Alle Infos händisch runterschreiben, ablegen, parat haben und immer wieder finden, am besten digital. Das gab es damals so noch nicht.“

Das Erscheinen des ersten iPads mit Stift machte genau das für Hauke möglich. Eine Notiz-App mit „digitalen Zetteln“ lässt den Schmierzettel-Haufen verschwinden. Gleichzeitig können wie gewohnt Notizzettel handschriftlich verfasst werden.

Durch persönliche Erkenntnis: Schluß mit

der Zettelwirtschaft im Betrieb

Nachdem Hauke die Vorteile für sich erkannt und die iPad-Dokumentation beim Kunden erfolgreich erprobt hatte, war der Schluss dies auch auf die Mitarbeiter im Betrieb anzuwenden nicht weit. Um unterwegs mobil Unterlagen zu fotografieren und abzulegen wurden sie bereits früh mit iPhones ausgestattet. Der Schritt zum iPad war daher naheliegend: 18 iPads wurden angeschafft – für Obermonteure und Techniker. (Auch interessant: Warum Volker Heitmann 40 iPads gekauft hat)

Mit Erfolg: Der Papierverbrauch reduzierte sich stark, Drucker wurden eingespart und die Projektarbeit verbessert. Mitarbeiter können vernünfitge Aussagen über Projekte treffen und Kundengespräche verbessern. Störendes Tippen und Mausklicken auf dem Notebook wird ersetzt durch lautloses, digitales Schreiben per Stift. Wichtig beim Kunden vor Ort: Digitale Tools müssen zuverlässig funktionieren, um auch eine Akzeptanz für diese zu schaffen.

„Anfangs wurde ich schon öfter schräg angeschaut, warum ich nur mit iPad komme und darauf herumkritzel.“

Das iPad im Handwerk ist ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Handwerk

Die digitale Transformation in Haukes Betrieb macht hier nicht halt. Neben allen Infos zu den Baustellen und Anlagen werden auch Ausgangsrechnungen heute vollständig digital abgewickelt und archiviert. In der digitalen Bauakte MemoMeister werden sie in der entsprechenden Projektakte abgelegt. In Zukunft sollen durch die Einbindung von Branchensoftware auch Eingangsrechnungen digital abgebildet werden. Von Chef zu Chef empfiehlt Hauke jedem, der sich auch im Wirrwarr und der Ansammlung von Papier-Zettelwirtschaft befindet: Informiert euch über digitale Alternativen und probiert sie aus.

„Schaut, wie andere ihre Betriebe digitalisieren. Podcasts zeigen neue Wege und Alternativen auf. Und das Wichtigste: Probiert einfach aus. Und dann: Zieht es durch.“

Ein Beispiel PodCasts - mit unserem Gründer und einem Kunden.

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