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  • Ratgeber

Baustellen-Dokumentation
So gehts richtig

Auf einer Baustelle läuft selten alles nach Plan – plötzliche Änderungen, unerwartete Verzögerungen und Abstimmungsprobleme gehören zum Alltag. Doch wer den Überblick verliert, riskiert teure Fehler und Verzögerungen. Eine lückenlose Baustellendokumentation sorgt nicht nur für Transparenz, sondern schützt vor Streitigkeiten und Nachbesserungen.

Umso wichtiger ist es, dass du dich auf die entsprechenden Dokumente und die mit ihnen verbundenen Informationen verlassen kannst. Fest steht: Mit einer perfekten Baustellendokumentation ist es möglich, so gut wie alle Prozesse deines Bauprojekts zu überwachen und das jeweilige Bauvorhaben nachvollziehbar darzustellen.
In diesem Ratgeber findest du alles, was du zum Thema Baustellendokumentation wissen musst!
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400+ Unternehmen aus Heiztechnik, Versorgungstechnik mit hohen Gewährleistungsrisiken vertrauen MemoMeister

MemoMeister

Typische Probleme bei der analogen Baustellen-Doku

Wenn du dich in der Vergangenheit bereits etwas eingehender mit dem Thema Baudokumentation auseinandergesetzt hast, weißt du sicherlich, dass sich hier im Laufe der Zeit vieles verändert hat. Das bedeutet unter anderem, dass viele Herausforderungen, die früher aktuell waren, mittlerweile nicht mehr aktuell sind.

Unter anderem haben zum Beispiel Handwerkersoftware Lösungen, digitale Bautagebücher und weitere Formen der Digitalisierung dafür gesorgt, dass wichtige Daten und Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.
Unternehmen, die immer noch auf analoge Baustellendokumentation setzen, müssen in diesem Zusammenhang leider oft erkennen, dass sie die Optionen, die ihnen eine moderne digitale Baustellendokumentation bieten würde, nicht nutzen.

Die folgenden Probleme sind bei der analogen Baustellendokumentation und beim Arbeiten nach manuellen Vorlagen besonders weitverbreitet.

Die häufigsten Probleme sind...

Ein vergleichsweise hoher Zeitaufwand

Das manuelle Erfassen von Informationen, das Ausfüllen von Formularen und das Sortieren von Fotos kostet viel Zeit – Zeit, die für die eigentliche Baustellenüberwachung fehlt.

Ein hohes Risiko rund um Missverständnisse und Co.

Unleserliche Handschrift, vergessene Einträge oder verlorene Zettel führen schnell zu Lücken in der Dokumentation und begünstigen Missverständnisse.

Die Suche nach Informationen kann mehr Zeit in Anspruch nehmen

Papierdokumente lassen sich nur schwer durchsuchen. Besonders bei großen Projekten ist es aufwendig, gezielt nach bestimmten Einträgen oder Daten zu suchen.

Mängel in Bezug auf die Aufbewahrung wichtiger Dokumente

Fehlende oder unklare Nachweise zu Baufortschritt oder Mängeln können bei Streitigkeiten rechtliche und finanzielle Nachteile mit sich bringen.

Fehlende Übersicht und mangelnde Transparenz

Bei analoger Dokumentation fehlt oft der Überblick. Besonders bei komplexen Projekten ist nicht klar, wer was wann gemacht hat. Das erschwert die Koordination und führt zu Verzögerungen.

Erschwerte Zusammenarbeit im Team

Da analoge Unterlagen nur vor Ort verfügbar sind, können nicht mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen. Infos lassen sich schwer teilen oder kommentieren und Absprachen erfolgen oft mündlich und fehleranfällig.

Was gehört in eine Baustellen-Dokumentation?

Umso wichtiger ist eine lückenlose und klar strukturierte Dokumentation, die nicht auf Zuruf oder in Papierform erfolgt, sondern verlässlich und nachvollziehbar alle Informationen bündelt.

Das Ziel einer verlässlichen Baustellendokumentation ist es, allen Beteiligten einen Überblick über den Ist-Zustand, aber auch über den Bauablauf zu verschaffen. Oder anders: Eine umfassende Baustellendokumentation bildet die Grundlage für den - im Idealfall - reibungslosen Ablauf eines Bauprojekts. Um sicherzustellen, dass die Dokumentation die Informationen liefert, die benötigt werden, sind die folgenden Bestandteile besonders wichtig:

Das Bautagebuch

Das Bautagebuch wird meist täglich, in einigen Fällen auch nur wöchentlich, geführt. Hier werden alle Informationen zu Datum und Wetterbedingungen, anwesenden Firmen und Gewerken, dem Fortschritt der Arbeiten, den verwendeten Materialien und besonderen Vorkommnissen, wie zum Beispiel Verzögerungen, Lieferproblemen oder Mängel festgehalten.

Die Fotodokumentation

Die Fotos der Fotodokumentation stellen eine wichtige Ergänzung zum Bautagebuch dar. Sie dokumentieren den Baufortschritt, erbrachte Arbeiten und eventuelle Mängel. Natürlich ist es hier wichtig, nicht "irgendetwas" zu fotografieren. Relevante "Motive" sind unter anderem Fundamente und Leitungsverlegungen, Konstruktionen (vor und nach der Fertigstellung), Schäden/ Mängel, Gefahrenstellen oder sicherheitsrelevante Aspekte. Im Idealfall sollten die Fotos mit dem jeweiligen Datum und einer kurzen Beschreibung versehen werden.

Pläne/ Unterlagen rund um technische Bereiche

Zu einer vollständigen Baustellendokumentation gehören auch aktuelle Baupläne, Grundrisse und technische Zeichnungen. Wichtige Dokumente dieser Kategorie sind unter anderem Architekten- und Ingenieurpläne, Statik- und Konstruktionsberechnungen, Elektro- und Sanitärpläne und - falls nötig - Änderungsprotokolle bei Plananpassungen.

Berichte über Mängel und Nacharbeit

Sollte ein Baumangel festgestellt werden, gilt es, diesen in einem Mängelprotokoll festzuhalten. Hier werden dann auch Ursachen sowie geplante und durchgeführte Maßnahmen zur Behebung vermerkt. Zu guter Letzt ist es wichtig, auch Abnahmen und Prüfungen durch Gutachter oder Bauleiter zu dokumentieren.

Sicherheits- und Umweltdokumentation

Unter anderem spielt auf Baustellen natürlich auch das Thema "Sicherheit" eine wichtige Rolle. Daher gilt es in diesem Bereich Sicherheitsunterweisungen und Gefährdungsbeurteilungen, Berichte über Arbeitsunfälle und Umweltauflagen und Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften festzuhalten.

Lieferscheine, Rechnungen, Materialnachweise

Dokumente wie diese unterstreichen die Transparenz dem Auftraggeber gegenüber und helfen dabei, nachzuweisen, dass die richtigen Materialien in der vereinbarten Qualität genutzt wurden.
  • Kostenloser Leitfaden

Das 1x1 der Bau-Dokumentation

In unserem kompakten Leitfaden zeigen wir dir die 9 wichtigsten Punkte zur richtigen Baustellendokumentation – von Struktur über Bildqualität bis zur richtigen Beschriftung.

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Von der Theorie zur Praxis:
Digitale Baudoku mit MemoMeister

Wer seine digitale Baustellendokumentation optimieren möchte, sollte auf die Vorteile einer modernen Software vertrauen können.

Klar: Die Dokumentation von Hand ist möglich, aber fehleranfällig, zeitaufwendig und vielleicht auch ein wenig altmodisch, oder? Umso praktischer ist es, dass du deine Baudokumentation, inklusive der nötigen Bilder, heute mit MemoMeister durchführen kannst!

Unsere Software wurde für all diejenigen entwickelt, die ihre Baustellendokumentation noch unkomplizierter in ihren Alltag integrieren möchten.

Mehrstufige, vorgegebene Projektstruktur

Mehrstufige, vorgegebene Projektstruktur

Direkt im Projektordner dokumentieren

Wichtige Details markieren & hervorheben

Bei Bedarf eine Beschreibung vergeben

 Unsere Baustellendokumenations App entdecken!
  • Erfahrungsbericht Activ Industrie GmbH

Erfahrungsbericht: Digitalisierung der Baustellen-Dokumentation

Ausgangslage

Vor der Einführung von MemoMeister war die Baustellendokumentation bei der Activ Industrie GmbH zeitaufwendig und verzögert. Dies erschwerte die frühzeitige Erkennung und Behebung von Problemen auf den Baustellen. Die manuelle Dokumentation führte zudem zu ineffizienten Prozessen und einer eingeschränkten Transparenz zwischen Baustelle und Büro.​

Herangehensweise

Seit 2018 setzt die Activ Industrie GmbH auf MemoMeister als digitales Tool zur Baustellendokumentation. Die intuitive App ermöglicht es den Mitarbeitern, regelmäßig Fotos ihrer Arbeiten zu erfassen und diese zentral zu speichern. Projektleiter können so den Fortschritt der Baustellen in Echtzeit vom Büro aus verfolgen. Zudem wurden Aufmaßzettel digitalisiert und die Integration in bestehende BackOffice-Prozesse durch offene Schnittstellen erleichtert

Ergebnis

  • Effizientere und skalierbare Prozesse
  • Frühzeitige Problemerkennung und -behebung
  • Steigerung der Arbeitsqualität durch regelmäßige Fotodokumentation
  • Positive Resonanz von Kunden auf die detaillierte Dokumentation
  • Nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften

Mit MemoMeister können wir unsere Prozesse effizient und skalierbar gestalten. Unsere Kunden erhalten von uns auf Wunsch eine ausführliche Foto-Dokumentation, die per Knopfdruck erstellt werden kann

Martin Enkelmann,
Geschäftsführer der Activ Industrie GmbH
  • Weitere Erfahrungsberichte

400+ Betriebe erledigen ihre Baudokument­ation mit MemoMeister

"Mit MemoMeister können wir unsere Prozesse effizient und skalierbar gestalten. Unsere Kunden erhalten von uns auf Wunsch eine ausführliche Fotodokumentation, die per Knopfdruck erstellt werden kann."
Martin Enkelmann, Geschäftsführer

Activ Industrie GmbH

61 MemoMeister Nutzer
Fehlende Unterlagen beeinträchtigen den Projektverlauf
„MemoMeister ist ein praxisnahes Tool, mit dem wir schneller und effizienter arbeiten können. Besonders überzeugend ist die Transparenz, jeder weiß immer, was Sache ist.“
Alexander Sachsenmaier, Geschäftsführer

Sachsenmaier GmbH

27 MemoMeister Nutzer
„Meine Kontrollen auf der Baustelle sind wegen MemoMeister meist nicht mehr nötig. Durch Fotos von der Baustelle bin ich jeden Tag informiert und kann bei Bedarf reagieren.“
Markus Mack, Geschäftsführer

Markus Mack Heizung Sanitär

19 MemoMeister Nutzer
Fehlende Unterlagen beeinträchtigen den Projektverlauf
„MemoMeister ist smart und einfach. Das Verhältnis zwischen dem Nutzen des Tools und dem Aufwand, seine Mitarbeiter in eine neue App einzuführen, stimmt.“
Christopher Bas, Dachdeckermeister

Bas Bedachungen

7 MemoMeister Nutzer
Fehlende Unterlagen beeinträchtigen den Projektverlauf
„Wir nutzen MemoMeister täglich, um optimal in den Tag zu starten. Alle Projekte und Aufgaben für alle auf einen Blick.“
Marius Reuter, Dachdeckermeister

Eifeler Dachprofis

23 MemoMeister Nutzer
Fehlende Nachweise kosten Zeit und Geld
„Wenn ein Kunde anruft, öffne ich kurz die MemoMeister-App und sehe alle Vorgänge zu dieser Baustelle auf einen Blick, egal wo ich bin.“
Fabio Celentano, Geschäftsführer

Celentano Garagentore & Türen

11 MemoMeister Nutzer
Fehlende Unterlagen beeinträchtigen den Projektverlauf
„Wir haben mit MemoMeister den Vorteil, dass alle Projektbeteiligten immer Zugriff auf eine übersichtliche Darstellung der projektrelevanten Informationen haben und die sichere Zuordnung funktioniert.“
Tilo Bergmann, Geschäftsführer

Bergmann Elektrotechnik

4 MemoMeister Nutzer
Fehlende Unterlagen beeinträchtigen den Projektverlauf
„Noch vor dem Kauf von MemoMeister habe ich mich mit Achim intensiv darüber ausgetauscht, ob MemoMeister die Anforderungen meines Betriebs erfüllen kann.“
Armin Sinning, Geschäftsführer

Sinning Haustechnik GmbH

Erfahrungsberichte ansehen

Eine Podcast Playlist mit vielen guten Tipps zur Baustellen-Dokumentation

Zwischen Büro und Baustelle
  • Bauimpuls Podcast

Brücken zwischen Büro und Baustelle

In dieser Podcast Folge gibt ein Unternehmer Tipps wie er sich organisiert und er Sicherheit und Baufortschritt ganz einfach von den Mitarbeitern vor Ort dokumentieren läßt.
  • So motiviert er alle mitzumachen
  • Wer kontrolliert die Fotos?
  • Welche Vorteile hat er dadurch?
Jetzt reinhören!

Häufige Fragen zur Baustellen-Dokumentation

Eine Baudokumentation dient unter anderem als Nachweis dafür, dass Bauvorschriften, Arbeitsschutzrichtlinien und vertragliche Vereinbarungen eingehalten wurden. Welche Vorschriften hier im Einzelnen relevant werden, kannst du in der Bauordnung (BauO), der Baustellenverordnung (BaustellV) und in den DIN-Normen nachlesen. Im Streitfall, zum Beispiel im Rahmen von Baumängeln oder Verzögerungen, kann eine lückenlose Dokumentation vor Gericht als Beweismittel dienen.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, die die Baustellendokumentation vereinfachen. In ihrem Zusammenhang ist es oft auch möglich, mit Hinblick auf sich wiederholende Aufgaben, zum Beispiel rund um Formatierungen, auf Automatisierung zu setzen.

Mithilfe der digitalen Baustellendokumentation ist es möglich, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Nachvollziehbarkeit zu optimieren. Zudem ermöglicht sie dir eine zentrale, ortsunabhängige Datenerfassung, ein schnelles Suchen und eine einfache Weitergabe relevanter Informationen. 

Kurz: Eine effizientere Organisation der Baustelle.

  • Spezial-Software zur Baudokumentation

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