Dokumentation lohnt sich & bringt bares Geld

„Die klare Kommunikation durch Bild und Text ist eine große Erleichterung im Büroalltag.“

Johannes Klösch ist Geschäftsführer der Harmonie im Garten GmbH. Sein Garten- und Landschaftsbauunternehmen aus dem österreichischen Kärnten hat sich auf hochwertige Gärten spezialisiert. Hier erzählt er, wie sich die Arbeit in seinem Betrieb durch digitale Dokumentation verändert hat.

Wenn Bilder nicht im Büro ankommen

Früher war die Baustellendokumentation bei uns alles andere als einfach. Viele Fotos wurden über Messenger/WhatsApp verschickt oder auf SD-Karten gespeichert. Das größte Problem dabei war, dass die Bilder oft nicht im Büro ankamen. Das kostete uns Zeit und Nerven. Eine strukturierte, durchgehende Dokumentation war deshalb quasi nicht möglich. Wie Johannes Klösch es beschreibt. „Besonders frustrierend war es an Wochenenden, wenn ich Rechnungen schreiben wollte und wichtige Informationen schlichtweg nicht auffindbar waren.“

Der Weg zu einer besseren Lösung war bei uns ein Prozess, der Zeit brauchte. Neben der Nutzung von MemoMeister war es entscheidend, die Verantwortung für die Dokumentation an einen Projektleiter zu übergeben. Die einfache Bedienung von MemoMeister via Handy hat die Mitarbeiter schnell überzeugt. Sie haben erkannt, wie einfach sie Fotos machen, ablegen und wiederfinden können. So wurde die digitale Dokumentation zur Routine. Trotzdem mussten wir immer wieder betonen, welchen Mehrwert die Dokumentation hat, denn „Gegenwind kommt immer!”. Doch am Ende haben wir es geschafft, unsere Leute mitzunehmen.

Wenn Leistung sichtbar wird, wird sie auch bezahlt

Mithilfe von MemoMeister konnten wir unsere gesamte Baustellenorganisation straffen. Die Vorbereitung, die Auftragsübergabe, das Berichtswesen und die Ablage sind jetzt effizienter. Ein morgendlicher Blick in die App ist inzwischen fester Bestandteil unserer Routine geworden. Auch die Abrechnung hat sich für uns durch die bessere Dokumentation deutlich verbessert. Viele Regieleistungen, für die wir früher keine Vergütung erhalten haben, können wir jetzt einfacher abrechnen. Die Kombination aus Bericht und Bildern mit Zeitstempel ermöglicht eine nachvollziehbare und abgesicherte Verrechnung. Das spüren wir direkt in der Kasse.

Wie heute dokumentiert wird und warum sich das lohnt

Heute läuft es klar ab: Entstehen Zusatzleistungen, werden diese direkt vor Ort von meinen Mitarbeitern fotografiert. Das Büro erstellt im Nachgang daraus einen Bericht, der zusätzlich zum Arbeitsbericht, Regiezettel etc. dem Kunden übergeben wird, damit alles nachvollziehbar, sauber und abrechenbar ist.

✔ Alle Arbeiten werden vor Ort strukturiert dokumentiert.

✔ Die Dokumentation ist im Büro in Echtzeit verfügbar.

✔ Der Bericht enthält Zeitstempel und Bildbeweise.

✔ Es gibt weniger Diskussionen – weder intern noch extern.

„Durch die korrekte Dokumentation können wir auch korrekt abrechnen – und das bringt bares Geld.“

Fazit

Wir haben gelernt, dass eine digitale Lösung nicht nur ein Tool ist, sondern eine Grundlage für den Erfolg. MemoMeister hat uns da echt geholfen, noch strukturierter, effizienter und letztlich auch erfolgreicher zu werden.

Tipp vom Kollegen

Wenn ich meinem früheren Ich oder einem Kollegen einen Rat geben müsste, wäre es dieser:

„Die Zeit ohne digitale Dokumentation ist definitiv vorbei. Wer sein Handwerk geschäftlich voranbringen will, muss den digitalen Möglichkeiten einfach offen gegenüberstehen.“

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