Dokumentation als Ertragsquelle: Strategie statt Zettelwirtschaft

„Die Kalkulation der Dokumentation sowie deren Formulierung als Position in meinem Angebot waren für mich eine Herausforderung.”

Wir befinden uns in Husum, kurz vor der dänischen Grenze. Hier leitet Lars Nielsen in zweiter Generation die K.P. Nielsen GmbH. Mit einem Team von elf Köpfen hat sich der Betrieb auf die anspruchsvolle Altbausanierung im SHK-Bereich spezialisiert. Wer Kernsanierungen durchführt, weiß: Hier entscheidet Präzision darüber, ob am Ende die Kasse stimmt oder der Frust regiert.

Lars Nielsen ist ein leidenschaftlicher Handwerker, der eines erkannt hat. Gute Arbeit allein reicht nicht aus – sie muss auch sichtbar und abrechenbar sein.

Lars hat den Workshop „Mit Dokumentation Geld verdienen“ durchgearbeitet und spricht im Bauimpulse-Podcast offen darüber, was sich dadurch bei ihm verändert hat.

🔍 Wenn wertvolle Informationen im „Nichts“ verschwinden

Vor der intensiven Nutzung von MemoMeister kannte man auch bei K.P. Nielsen das Problem der Medienbrüche. Informationen flossen nicht kontinuierlich vom Kunden ins Büro und zurück auf die Baustelle.

„Dort, wo ich irgendwelche Medienbrüche habe, gehen auch Informationen eben verloren“,

beschreibt Lars die Situation.

Die größten Herausforderungen im Alltag waren:

• Aufwendiges Suchen: Von Informationen über verschiedene Speicherorte und Medien hinweg.
• Informationsverlust: Wichtige Details blieben auf der Strecke zwischen Baustelle und Büro liegen.
• Mühsame Handarbeit: Das Verwalten von Fotos war zeitaufwendig und völlig unstandardisiert.
• Fehlende Beweise: „Das macht einem das denn umso schmerzlicher, wenn dann auf einmal das Bild insgesamt fehlt“, so Lars. Besonders bei versteckten Leitungen in Wand oder Boden wurde das zum finanziellen Risiko.

💡 Ein neuer Blick auf die Routine

Lars Nielsen wollte sich von seinen bisherigen Gewohnheiten lösen und echte, belastbare Strukturen schaffen. Die Dokumentation sollte endlich aus der „unsexy“ Ecke herausgeholt und fest in die betrieblichen Abläufe integriert werden. Er suchte nach einem Weg, das Thema aus der „Naja, das müssen wir halt auch noch machen“-Ecke zu befreien.

Lars erkannte eine zentrale Wahrheit: Technische Tools allein reichen nicht aus. Es braucht die richtige Gewohnheit und ein neues Mindset im Team. Er betrachtet die Dokumentation heute nicht mehr als lästiges Übel, sondern als echtes Führungsinstrument.

Diesen Weg ist er deshalb gegangen:

1. ✅ Workshop & Workbook: Akribische Durcharbeitung der Prozesse, um Dokumentation als wertschöpfende Leistung zu verstehen.
2. 🤝 Wandel zum Führungsinstrument: Die Dokumentation dient nun dazu, Erwartungen zu klären und Mitarbeiter aktiv mitzunehmen.
3. 🏗️  Struktur vor Schnelligkeit: Aufbau von klaren Projektstrukturen in MemoMeister, um Barrieren für die Monteure abzubauen.
4. 📝 Gezielte Impulse: Bilder bei der Aufnahme beschreiben, damit jedes Bild sofort den nötigen Kontext für das Büro liefert.

💰 Transparenz, die sich für alle Seiten auszahlt

Heute ist die Dokumentation bei K.P. Nielsen kein Nebenprodukt mehr, sondern ein fester Bestandteil des Angebots. Wir setzen Dokumentation als kalkulierte Position ein. Das ändert das Mindset im gesamten Betrieb. „Selbst wenn man diese Position kalkuliert, heißt das ja nicht, dass da auf einmal eine Position von mehreren tausend Euro im Angebot steht“, erklärt Lars.

Die konkreten Ergebnisse im Überblick:

• Höhere Planungssicherheit: Kunden wissen exakt, was hinter der Wand verbaut wurde – ein enormer Mehrwert bei Sanierungen.
• Keine bösen Überraschungen: Sonderwünsche werden direkt dokumentiert und fließen ohne Diskussion in die Abrechnung ein.
• Zeitersparnis im Büro: Durch die saubere Vorsortierung in der App entfällt das Suchen und manuelle Zuordnen.
• Professionelles Auftreten: Die Dokumentation dient als digitale Visitenkarte und schafft Vertrauen beim Auftraggeber.

Lars nutzt MemoMeister heute gezielt, um Struktur in das Chaos der Medienbrüche zu bringen. Besonders die Projektvorlagen haben es seinem Team im Alltag leichter gemacht. Die Monteure wissen durch die vordefinierte Struktur genau, welche Fotos an welcher Stelle erwartet werden. Durch die direkte Beschriftung der Bilder in der App landen die Infos vom Bau direkt im Büro – ohne Umwege über WhatsApp oder Zettelwirtschaft.

Fazit

Die Umstellung auf eine strukturierte, digitale Dokumentation hat den Kommunikationsfluss bei K.P. Nielsen spürbar verbessert. Lars hat die Erfahrung gemacht, dass man, wenn man die Dokumentation als Teil seiner Dienstleistung versteht, nicht nur Zeit gewinnt, sondern auch seine Wertschöpfung und Kundenzufriedenheit steigert.

Für Lars ist MemoMeister damit das Werkzeug, das seine neue Routine im Betrieb erst möglich und vor allem dauerhaft haltbar macht. Sie schützt den Betrieb vor Regressansprüchen und sorgt für ruhigere Abläufe.

Tipp für Kollegen

„Wenn ich Schmerzen spüre, muss ich etwas ändern. Ich kann mich nicht in den Schmerz hineinarbeiten, das ist auf Dauer nicht gut. Mein Rat an alle Kollegen lautet daher: Ändert euer Mindset und guckt über den Tellerrand. Nutzt Impulse von außen, um euch ein eigenes Gerüst zu basteln, und werdet selbst die Veränderung, die euer Betrieb braucht.“

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