Daume

Report: So wählt die IT der Daume Gruppe Ihre Tools

Auf Baustellen geht es oft um Geschwindigkeit und klare Kommunikation. Doch wie organisiert bzw. digitalisiert man Baustellen in einer Handwerkergruppe, wenn Informationen auf Papier verteilt sind, Fahrzeiten enorm ausfallen und die IT-Strukturen jeder Niederlassung unterschiedlich funktionieren? Da liegt es für viele nahe, das Ganze mit MS Teams zu organisieren. Doch das hat seine Tücken – wie Sonja Bertling und Marcel Scheerat im Bauimpulse-Podcast berichten.

Die Daume-Gruppe stand genau vor dieser Herausforderung und hat mit einem durchdachten Proof of Concept (POC) die passende digitale Lösung gefunden. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister IT-P wurde eine Testphase aufgesetzt, um aus fünf Softwarelösungen die beste Wahl für die Digitalisierung ihrer Baustellenprozesse zu treffen. Dieser Beitrag ist ein kurzer Report über die Strategie, die im Bauimpulse-Podcast besprochen wurde.

Die Ausgangslage: Analoge Prozesse und Insellösungen

Die Daume Gruppe ist ein Zusammenschluss von etwas knapp über 50 Firmen, die deutschlandweit in der Versorgungstechnik tätig sind. Mit über 1.200 Mitarbeitern ist eine einheitliche IT-Struktur keine Selbstverständlichkeit. Vor der digitalen Transformation waren viele Prozesse papierbasiert:

• Projektleiter führten Ordner mit Plänen und Dokumenten auf die Baustellen mit.
• Änderungen und Anweisungen wurden mündlich oder per Telefon weitergegeben.
• Der Informationsfluss war unstrukturiert, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führte.
• Projektleiter mussten für jede Klärung persönlich zur Baustelle fahren.

Diese Herausforderungen führten zu der Entscheidung, eine einheitliche und digitale Lösung für die Baustellendokumentation einzuführen.

Die Herangehensweise: Proof of Concept statt Schnellschuss

Anstatt eine IT-Entscheidung von oben durchzudrücken, entschied sich die Daume Gruppe für eine praxisnahe Herangehensweise: Ein Proof of Concept (POC) mit realen Baustellen und echten Anwendern. Ziel war es, nicht nur eine funktionale, sondern vor allem eine akzeptierte Lösung zu finden.

Dafür wurden mehrere Softwarelösungen parallel getestet, darunter auch MemoMeister. Wichtig war dabei:

• Einbeziehung der späteren Anwender aus verschiedenen Niederlassungen.
• Test auf echten Baustellen mit realen Herausforderungen.
• Evaluierung von Benutzerfreundlichkeit, Offline-Funktionalität und Integration in bestehende IT-Strukturen.

Die Lösung: MemoMeister als flexible Brücke zwischen Büro und Baustelle

Nach Monaten intensiver Tests fiel die Entscheidung auf MemoMeister. Die Software überzeugte durch:

• Einfache Bedienbarkeit: Mitarbeiter konnten sich schnell einarbeiten und die Funktionen intuitiv nutzen.
• Schnelle Verfügbarkeit von Informationen: Pläne, Fotos und Dokumente waren direkt über die App abrufbar.
• Offline-Funktion: Auch ohne Internetzugang konnten Daten erfasst und später synchronisiert werden.
• Integration mit Microsoft Teams: Die IT-Landschaft der Daume Gruppe setzt stark auf Microsoft 365. MemoMeister lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse (zum Beispiel Azure Directory und SSO einfügen).
• Flexibilität für unterschiedliche Projektgrößen: Ob kleine Baustellen oder Großprojekte – MemoMeister ließ sich individuell anpassen.
• Eingebettete Formulare: Arbeitssicherheitsdokumente, Regieberichte und Nachträge können direkt in der App erfasst werden.

Fazit: Digitalisierung mit Strategie zahlt sich aus

Die Entscheidung für MemoMeister war nicht nur eine technische, sondern vor allem eine strategische. Die IT-Abteilung der Daume Gruppe beweist, dass eine Softwareentscheidung am besten funktioniert, wenn sie nicht im stillen Kämmerlein, sondern in der Praxis getestet wird.

Für andere Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, gibt es aus diesem Projekt klare Learnings:

1. Mitarbeiter einbeziehen: Eine Software ist nur so gut wie ihre Akzeptanz bei den Anwendern.
2. Realitätsnahe Tests durchführen: Nur echte Baustellen zeigen, ob eine Lösung praxistauglich ist.
3. Prozesse analysieren und priorisieren: Nicht jede Funktion ist notwendig – es kommt auf die richtige Passform an.
4. Zukunftsfähigkeit sicherstellen: Eine digitale Lösung muss sich in bestehende IT-Strukturen einfügen lassen und mitwachsen können.

Die Daume-Gruppe hat mit ihrem Proof of Concept eine Blaupause für die erfolgreiche Digitalisierung in der Baubranche geschaffen. Wer sich für die detaillierten Testergebnisse interessiert oder mehr über den Auswahlprozess erfahren möchte, kann sich gerne melden – wir teilen unsere Erkenntnisse, damit auch andere Handwerksunternehmen von diesem Wissen profitieren können.

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