Bei einer Fotodokumentation hast Du neben Stift und Baumappe (klassisch) oder iPad (modern) zusätzlich deine Kamera in Form deines Smartphones oder eines Tablets zur Hand. Mit dieser fotografierst Du alles Wichtige und erstellst damit deine lückenlose Dokumentation. Die Fotos liefern dabei den Beweis für Aussagen, Ideen, Fortschritte, Situationen oder Notizen und zeigen nachweisbar, dass Du die vertraglich vereinbarten Leistungen richtig erbracht hast. Sie dokumentieren Deinen Baufortschritt und visualisieren beweissicher Mängel. Notizen können angezweifelt werden, Fotos in der Regel nicht.

Eine professionelle Fotodokumentation auf der Baustelle erfordert mehr als nur das spontane Knipsen von Bildern. Um die Fotos später sinnvoll nutzen zu können, etwa zur Qualitätssicherung, Nachweisführung oder Kommunikation mit Projektbeteiligten sollte Folgendes beachtet werden:

1. Bildinhalt klar definieren
   Fotografiere relevante Details, die den Baufortschritt, besondere Bauteile, Mängel oder ausgeführte Leistungen eindeutig dokumentieren. Vermeide unnötige oder nichtssagende Fotos.

2. Übersicht und Detail kombinieren
   Beginne mit einem Übersichtsbild, das die Lage und den Kontext zeigt, und folge dann mit Detailaufnahmen. Das erleichtert später das Verständnis der Situation.

3. Gleichbleibende Perspektiven nutzen
   Wiederhole Standorte und Blickwinkel bei regelmäßigen Aufnahmen. So lässt sich der Fortschritt oder eine Veränderung besser nachvollziehen.

4. Tagesaktuelle Zuordnung sicherstellen
   Jeder Aufnahme sollte ein klarer Bezug zum Zeitpunkt (Datum/Uhrzeit) und zum Bauabschnitt zugeordnet werden – idealerweise über automatische Zeitstempel und eine strukturierte Ordner- oder App-Lösung.

5. Standort und Beschreibung ergänzen
   Notiere zu jedem Bild Ort, beteiligte Firmen, Gewerke oder relevante Bemerkungen. Nur so lässt sich das Bild später korrekt einordnen.

6. Vermeidung von Personenfotos (DSGVO)
   Achte darauf, keine Personen oder Kfz-Kennzeichen ohne Einwilligung zu fotografieren, um Datenschutzprobleme zu vermeiden.

7. Gute Bildqualität sicherstellen
   Verwende eine Kamera mit ausreichender Auflösung und sorge für gute Lichtverhältnisse, um wichtige Details sichtbar zu machen.

8. Systematische Ablage & Verschlagwortung
   Fotos sollten nicht nur irgendwo abgelegt, sondern systematisch archiviert und verschlagwortet werden. Das erleichtert das Wiederfinden im Projektverlauf oder bei Rückfragen.

9. Apps und Tools nutzen
   Digitale Tools wie MemoMeister können dabei helfen, die Fotodokumentation strukturiert, sicher und teamfähig zu organisieren – inklusive Metadaten, Zugriffsrechten und Exportfunktionen.

MemoMeister erleichtert die Fotodokumentation durch:

• Einfache Nutzung: Keine Umgewöhnung nötig; die App kann wie gewohnt mit dem Smartphone verwendet werden.

• Strukturierte Ablage: Dokumentation erfolgt direkt im Projektordner mit vorgegebener Projektstruktur.

• Automatische Erfassung von Metadaten: Ersteller, Datum, Uhrzeit und Aufnahmeort werden automatisch hinzugefügt.

• Teilen von Informationen: Fotos und Daten können problemlos mit der App geteilt werden, ohne auf andere Kommunikationsmittel wie WhatsApp oder E-Mail zurückgreifen zu müssen.

• Automatisierte Berichtserstellung: Am PC können Berichte schnell und effizient erstellt werden.

Diese Funktionen tragen dazu bei, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Effizienz im Team zu steigern.

MemoMeister ist sowohl für Android- als auch für iOS-Geräte verfügbar und kann auf Smartphones und Tablets genutzt werden. Zusätzlich gibt es eine Web-App, die auf jedem PC oder Laptop funktioniert. Dies ermöglicht eine flexible Nutzung sowohl vor Ort als auch im Büro.