Fotodokumentation erstellen, für Profis direkt mit Berichtsvorlagen.

Fotodokumentation: Bewährtes Mittel zur Beweissicherung auf der Baustelle

Die Bilddokumentation ist keine Erfindung des Handy-Zeitalters. Bereits früher wurden Fotos gemacht, entwickelt und auf vorbereitete Vorlageblätter geklebt, um gemeinsam mit handschriftlich hinzugefügten Notizen eine strukturierte Dokumentation zu erstellen. Automatisierte Funktionen erleichtern das Erstellen einer Bilddokumentation heute erheblich.

Bereits mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word können Vorlagen für verschiedene Dokumentationen erstellt werden und so beispielsweise Fotos per Mausklick einer Berichtsvorlage hinzugefügt werden. Trotz dieser Automatisierungen bleiben grundlegende Herausforderungen bei der Beweissicherung auf der Baustelle bestehen. Dieser solltest Du Dir bewusst sein, um wirklich professionelle Bilddokumentationen erstellen zu können.

Wichtiger Teil der Beweis- und Qualitätssicherung.

Bei Bauprojekten ist eine umfassende Baudokumentation von Abläufen, Bauständen sowie qualitativen Aspekten erforderlich. Immer dann, wenn ein Ist-Zustand festgehalten und dokumentiert werden muss, kommt der Fotodokumentation eine wichtige Rolle zu.

Sie dient in vielen Bereichen der Beweisführung und bildet oftmals die Grundlage bei Sachverständigengutachten. Sie weist eine mangelfreie Bauleistung nach und sichert so die Abnahme und Entlohnung der Bauarbeiten. Um den immer strenger werdenden Dokumentationspflichten gerecht zu werden, sind Fotoberichte unverzichtbar. Denn zumeist fällt es sehr viel einfacher, einen Zustand auf der Baustelle anhand von Fotos zu beschreiben.

Was ist eine Fotodokumentation?

Bei einer Fotodokumentation hast Du neben Stift und Baumappe (klassisch) oder iPad (modern) zusätzlich deine Kamera in Form deines Smartphones oder eines Tablets zur Hand. Mit dieser fotografierst Du alles Wichtige und erstellst damit deine lückenlose Dokumentation. Die Fotos liefern dabei den Beweis für Aussagen, Ideen, Fortschritte, Situationen oder Notizen und zeigen nachweisbar, dass Du die vertraglich vereinbarten Leistungen richtig erbracht hast. Sie dokumentieren Deinen Baufortschritt und visualisieren beweissicher Mängel. Notizen können angezweifelt werden, Fotos in der Regel nicht.

Wann macht die Beweissicherung mit Fotos auf der Baustelle Sinn?

In der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) werden die Honorare eines Architekten oder Ingenieurs geregelt. Die letzten beiden Leistungsphasen regeln die Objekt- und Bauüberwachung sowie Dokumentation (LP 8) und Betreuung des Objekts mit Endabnahme und Übergabe (LP 9). LP 8 macht dabei aufgrund des Aufwands gewöhnlich den größten Teil des Gesamthonorars aus. Nicht nur Architekten und Ingenieure sollten das Projekt dokumentieren. Gerade als Nachunternehmer bist du im Vorteil, wenn du klar belegen kannst, wie es zu dem Baustand kam. Es ist teils mit hohen Aufwänden verbunden.

Mit einer Bilddokumentation kann der Profi auf der Baustelle, nachweisen, dass er seine Überwachungs- und Dokumentationsaufgaben erfüllt hat und aufzeigen, welche Gewerke ihren Aufgaben korrekt nachgekommen sind – und welche eben nicht.

Die Beweissicherung anhand von Fotos wird in den Leistungsphasen 8 und 9 insbesondere dann empfohlen, wenn viele Gewerke beteiligt sind. Du kannst eine Bilddokumentation aber zur Protokollierung des gesamten Projekts mit allen Bauabschnitten und Leistungsphasen einsetzen. Damit bist Du in jedem Fall auf der sicheren Seite, wie Dir auch die Vorteile zeigen:

• rechtssichere Beweisfunktion
• erleichtert die Erstellung von Bautageberichten und Bautagebüchern
• veranschaulicht eindeutig Entwicklungen durch Visualisierung von Vorher-Nachher-Zuständen
• erleichtert das Mangelmanagement
• schafft prüffähige Unterlagen, u. a. zur Abrechnung einzelner Bauabschnitte (BA)

Typische Herausforderungen

Wenn Du Deine Baustellen richtig dokumentieren möchtest, stehst Du einigen Herausforderungen gegenüber:

• Zumeist werden handschriftliche oder mit einem Diktiergerät festgehaltene Notizen und digital festgehaltene Fotos später im Büro in fertige Texte in Word umgewandelt. Bei der Übertragung können sich immer Zuordnungsfehler ergeben, die einer lückenlosen Nachweisführung entgegenstehen.
• Insbesondere bei größeren Projekten entsteht eine Vielzahl an Fotos. Diese später korrekt zuzuordnen, stellt für viele eine Herausforderung dar, die sehr viel Zeit und Nerven in Anspruch nehmen kann.
• Hinzu kommt, dass professionelle Unternehmen in aller Regel an mehreren Objekten gleichzeitig arbeiten und die angefertigten Notizen und Fotos später auch dem richtigen Projekt zugeordnet werden müssen.
• Zugleich dokumentiert oftmals nicht nur ein Mitarbeiter Ist-Zustände und Bauvorgänge auf einer Baustelle. Das kann schnell zu Koordinationsproblemen führen.

Was Du bei der Beweissicherung mit Fotos auf der Baustelle zu beachten hast

1. Fotos sortiert ablegen

Bei einer Fotodokumentation verbindest Du Deine zum Ist-Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der Baustelle gemachten Fotos mit Deinen Notizen zu einer Gesamtstruktur. Hierzu müssen sowohl Texte als auch Fotos zeitlich eindeutig zugeordnet werden. Bei der Objektbegehung sammeln sich schnell einige Fotos an, die später im Büro sortiert und abgelegt werden müssen. Bei kleineren Projekten mit wenigen Fotos mag das vielleicht noch gehen und kein zeitfressendes Problem darstellen. Bei größeren und komplexen Projekten mit unzähligen Fotos wird das Zuordnen („Wo genau habe ich das Foto angefertigt? Was sollte das Foto beweisen?) und Ablegen schnell zu einer mühseligen und zeitraubenden Angelegenheit. Erfasse daher auch alle relevanten Informationen wie den genauen Ort und Bauabschnitt, um die Fotos für die fertige Dokumentation eindeutig zuordnen zu können. Moderne Tools machen das für dich automatisch.

2. Für deutliche und scharfe Aufnahmen sorgen.

Mit Fotos kannst Du Deine Dokumentation sehr viel anschaulicher machen. Aber nur, wenn Deine Fotos auch die entsprechende Qualität haben. Vor allem in dunklen oder abgeklebten Räumen werden Fotos unscharf, wenn Du eine schlechte Digitalkamera verwendest. Stelle sicher, dass die Fotos nicht unscharf, verpixelt oder verschwommen sind. Um Mängel und andere Ist-Zustände beweissicher festhalten zu können, muss das Motiv immer gut erkennbar sein. Baustellen-Smartphones bieten spezielle Funktionen für schlechte Lichtverhältnisse. Gute Beleuchtung bekommst du auch durch Akku Baustrahler mit Powerbank. Auch moderne Smartphones und Tablets können bei schlechten Lichtverhältnissen gute Bilder machen, die zudem direkt an den Geräten nachbearbeitet und verbessert werden können. Auch Notizen und Markierungen lassen sich hinzufügen und machen das Zuordnen leichter.

3. Skalierung/Maßband verwenden

Häufig ist es für die Bewertung hilfreich, ein Maßband in die Detailaufnahmen einzufügen. So können auch Mitarbeiter und Partner Schäden und Mängel besser einschätzen.

4. Mangelmanagement automatisieren

Bei Mängeln behelfen sich viele mit E-Mails oder IM-Apps wie WhatsApp, über die die jeweiligen Fotos mit ein paar Anmerkungen verschickt werden. Problematisch ist dabei, dass die Kommunikation schnell unübersichtlich werden kann. Zudem ist beispielsweise WhatsApp aus datenschutzrechtlichen Gründen keine gute Alternative, da Du eigentlich das Versenden von Daten eine Erlaubnis vom Bauherrn benötigst. Das kann schnell in extremen Mehraufwand ausufern, wenn Du rechtlich auf der sicheren Seite sein möchtest.

5. Richtlinien festlegen.

Lege Richtlinien für die Art und Weise, wie Fotos aufgenommen und Notizen gemacht werden, fest. Halten sich Deine Mitarbeiter an die gleichen Richtlinien, gibt es weniger Missverständnisse. Das verbessert nicht nur die interne, sondern auch die externe Kommunikation. Mehr dazu zeigen wir dir in der Projektvorlage von MemoMeister.

6. Vorlagen verwenden

Eine professionelle Bilddokumentation kann schnell zu einer zeitraubenden Angelegenheit werden. Immer mehr Bau- und Projektleiter setzen daher auf Software-Lösungen. Die speziell auf die Baubranche zugeschnittenen mobilen Apps enthalten oftmals eine Funktion für die Fotodokumentation. Bei diesen werden alle Informationen, inklusive der Fotos, rechtssicher dokumentiert und die zu einem Bauvorhaben gehörenden Daten automatisch miteinander verknüpft. Mit dieser ersparst Du Dir vor allem die mühselige Sortiererei im Büro. Daneben kannst Du ausstehende Arbeiten einfach per Mausklick dem jeweils verantwortlichen Projektpartner zuweisen und so alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand halten.
Zum Ausprobieren kannst Du Dir kostenlos einen MemoMeister Account erstellen und anhand der zur Verfügung gestellten Word Vorlagen eine Fotodokumentation probeweise smart erstellen.