Reisekosten und deren Abrechnung durch digitale Vorlage erleichtern

Sowohl eine regelmäßige Auswärtstätigkeit als auch die Arbeit über längere Zeit auf einer Baustelle sind häufig mit Reisekosten verbunden. Mitarbeiter von Betrieben werden in solch einer Zeit verpflegt und erhalten eine angemessene Unterkunft inklusive Übernachtung. Dadurch entsteht für Inhaber von Betrieben ein Verpflegungsmehraufwand, der in Form einer detaillierten Reisekostenabrechnung dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Die Reisekostenerfassung hat den Sinn, eine genaue Auflistung der Ausgaben für diesen Zweck zu gewährleisten und die Übernahme der entstehenden Kosten nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies gelingt mit einer digitalen Vorlage von MemoMeister besonders gut. Hier sind alle wichtigen Parameter für die Eintragung der Daten auf digitale Weise gewährleistet. Gleichzeitig kann die Vorlage einfach verändert und an eigene Bedürfnisse angepasst werden. Die Vorlage kann man einfach herunterladen und für seine Zwecke bearbeiten und anpassen, zum Beispiel in dem man das Logo tauscht.

Nachvollziehbare und transparente Daten

Sowohl für steuerliche Belange als auch Bilanzen und Betriebsprüfungen ist eine genaue Buchhaltung unerlässlich. Das Reisekostenformular als Vorlage ist besonders sinnvoll, um transparente Daten zur Verfügung zu stellen. Wichtige Informationen zu Adressdaten des Kunden sowie Personalien des Mitarbeiters werden genauso dargelegt wie dazugehörigen Reisedaten, die Aufschluss über den Umfang der Auswärtstätigkeit bieten. Der Verpflegungsmehraufwand wird durch Angaben weiterer Kosten möglich. Übernachtungen, Verpflegung sowie Fahrtkosten gehen einher mit einer Kilometerpauschale und der Anzahl der geleisteten Fahrten. So lässt sich eine Gesamtsumme berechnen, die auch für Auftraggeber und Kunden geleistet werden muss. Das schnelle Ausfüllen der Formulare wird in der Regel nach der Reise erbracht. Die Übersichtlichkeit der Reisekosten lässt sich für jedes Reiseziel angeben, das mit der Dienstleistung oder einem Auftrag verbunden ist. Wenn man das am Smartphone für seine Mitarbeiter ermöglichen will lohnt sich ein Blick auf MemoMeister.

Vorteile eines digitalen Reisekostenantrag in MemoMeister:

• Leichte Nachvollziehbarkeit über Personalien des Bearbeiters eines Dokumentes nach längerer Zeit möglich
• Datumserfassung der Mitarbeiterunterschrift sichtbar
• Involvierte Mitarbeiter und Betriebsleiter haben Zugriff auf interne Vorlagen zu jeder Zeit
• Praktische Speicherung an Ort und Stelle, damit ein längeres Suchen und Ablegen nicht notwendig ist
• Unleserliche Schrift entfällt, da das Ausfüllen digital erfolgt.
• Durch Smartphones auch mit Diktierfunktion möglich

Bequeme Speicherung und schnelle Anpassung

Mit der zunehmenden Digitalisierung ist auch eine betriebsinterne Anpassung für den Schriftverkehr besonders wichtig. Durch eine effiziente Verwaltung der häufig auftretenden Reisekosten, werden verschiedene Kosten wie Fahrt, Materialien sowie Spesen und pauschale Zahlungen mit aufgeführt. Diese zusätzlichen Kosten sind ein Verpflegungsmehraufwand, der bei der Arbeit auf einer Baustelle sowie bei unterschiedlicher Auswärtstätigkeit anfällt. Mit dem schnellen Ausfüllen auf digitale Weise ist auch die Weiterleitung an Kunden mit der zusätzlichen Rechnungsstellung spielend einfach möglich. So können entsprechende Gesamtkosten übersichtlich aufgelistet werden und sind für Bilanzierung und Anpassungen im Betrieb ideale Ausgangspunkte.

Die Vorlagen lassen sich sehr einfach z.B. in Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen gesammelt öffnen. Adobe PDF hat dafür eine Funktion. So ist eine schnelle Anpassung der Daten gewährleistet und erlaubt auch spezifische Speicherungen nach Kategorien oder Abteilungen. Der Betrieb erhält so ein hohes Maß an Flexibilität durch die zuverlässige Organisation solcher Verwaltungsaufgaben.