„Wir hatten MemoMeister schon länger auf dem Schirm – eigentlich seit 2019. Aber wir haben es nie so richtig konsequent genutzt. Es lief so nebenbei, ein bisschen als Schattenprojekt.“
Die KEMPF GmbH & Co. KG aus dem Schwarzwald ist ein Familienunternehmen in der fünften Generation mit heute rund 50 Mitarbeitenden an drei Standorten. Prokurist Ruben Kaltenbach ist für die Organisation und Prozesse im Bereich Sanitär, Heizung und Klima verantwortlich.
Zwar war im Büro bereits vieles digitalisiert, auf der Baustelle hingegen herrschte Zettelwirtschaft und WhatsApp-Chaos. Fotos und Notizen wurden irgendwo gespeichert, gingen verloren oder mussten mühsam gesucht werden. Eine typische Situation: Der Monteur war auf der Baustelle, und plötzlich war ein Kratzer an der Tür. Dann sucht man Bilder. Damals scrollte man sich durch die WhatsApp-Verläufe und hoffte, das richtige Foto zu finden. Das starke Wachstum des Unternehmens hat das Problem noch schlimmer gemacht und die Baustellendokumentation an ihre Grenzen gebracht.
Der fehlende Überblick über die Baustellendokumentation kostete Zeit und Nerven. Rückfragen, doppelte Arbeit und Missverständnisse zwischen Baustelle und Büro waren an der Tagesordnung. Deshalb war es Zeit für einen neuen Ansatz.
MemoMeister war bei KEMPF zwar schon länger bekannt, wurde aber nur am Rande ausprobiert. Anfang 2025 fiel schließlich die Entscheidung, das Thema konsequent anzugehen und die Software fest in die Abläufe zu integrieren.
„Wir haben Anfang des Jahres gesagt: Jetzt gehen wir das konsequent an.“ Schritt für Schritt wurde die Anwendung in den Alltag integriert, Prozesse wurden angepasst und Verantwortlichkeiten klar geregelt. Dank der einfachen Struktur gelang der Einstieg schnell und ohne großen Aufwand. Heute läuft die Dokumentation vollständig digital.
Fotos, Notizen und Kommentare sind projektspezifisch abgelegt und für alle nachvollziehbar.
Das spart Zeit und sorgt für mehr Ruhe im Tagesgeschäft. „Ich sehe sofort, was passiert, und die Mitarbeiter vor Ort wissen genau, was sie erwartet. Das bringt eine ganz andere Ruhe rein. Und auch die Vorbereitung geht jetzt viel schneller. Die Kollegen schauen sich die Bilder vorher an. Sie wissen genau, was sie brauchen – dadurch starten wir effizienter in den Tag.“ Das Ergebnis sind weniger Abstimmungen, eine klarere Kommunikation sowie ein besserer Überblick auf allen Ebenen.
Was lange Zeit nur nebenher lief, ist heute ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit. MemoMeister hat dabei geholfen, Abläufe zu vereinfachen, Informationsflüsse zu strukturieren und die Baustelle digital mit dem Büro zu verbinden.
Wenn ich einem Kollegen MemoMeister empfehlen möchte, sage ich immer Folgendes:
„Zeit hat man nur, wenn man sie sich nimmt. Ich blocke mir bewusst Zeiten für strategische Themen, denn sonst gehen sie im Tagesgeschäft unter. Wenn man sich einmal konsequent damit beschäftigt, stellt sich der Erfolg von allein ein.“
Mit einer guten Dokumentation kannst du Geld verdienen und deine Kunden begeistern! In unserem Workshop – Leistung muss sich lohnen: Mit Dokumentation Geld verdienen zeigen wir dir, wie das in der Praxis aussehen kann.
KEMPF GmbH & Co. KG
OrKan-System GmbH
Harmonie im Garten
AGB | Impressum | Datenschutz | Sitemap